Povinnosti zaměstnavatele: na co nezapomenout?

Po nástupu pracovníků Vás čeká mzdová agenda a pravidelný kontakt s úřady. Další formality s sebou přináší i odchod zaměstnanců z firmy. Přečtěte si, na co myslet.

Co vyřídit před nástupem?

Coby novopečený zaměstnavatel se neobejdete bez registrace u finančního úřadu, zdravotních pojišťoven a okresní správy sociálního zabezpečení (OSSZ). Pojišťovnám a OSSZ hlásíte také nástup každého zaměstnance – vždy do 8 dnů od této události.

Každý zaměstnavatel v ČR si rovněž povinně sjednává pojištění odpovědnosti zaměstnavatele u Kooperativy. S novým zaměstnancem musíte před nástupem vyřídit také pracovní smlouvu, školení BOZP i PO a povinnou lékařskou prohlídku.

Povinnosti v průběhu pracovního poměru

K hlavním nezbytnostem, které Vás jako zaměstnavatele čekají, patří pravidelné strhávání odvodů z hrubé mzdy zaměstnance. Nevyhnete se ovšem ani další administrativě.

OSSZ

Zásadní povinností v průběhu pracovního poměru je pravidelné strhávání pojistného z hrubé mzdy zaměstnance. Danou částku pak společně s pojistným, které za pracovníka platíte Vy, odesíláte na účet příslušné OSSZ.

Splatnost pojistného je vždy do 20. dne následujícího měsíce (např. pojistné za leden hradíte do 20. února). Ve stejné lhůtě OSSZ odevzdáváte také vyplněný „Přehled o výši pojistného“.

Pokud se Váš pracovník ocitne během roku v pracovní neschopnosti delší než 14 dní, vyplňujete tiskopis „Příloha k žádosti o dávku“ a následně ho předáváte OSSZ.

Po skončení každého kalendářního roku (do 30. 5. roku následujícího) pak musíte OSSZ odevzdat „Evidenční list důchodového pojištění“ za každého zaměstnance. Jeden výtisk přísluší i Vašemu pracovníkovi.

Zdravotní pojišťovna

Podobně jako v případě sociálního pojištění srážíte každý měsíc z hrubé mzdy zaměstnance také pojistné na zdravotní pojištění. Strženou částku pak společně s pojistným za zaměstnavatele odvádíte příslušné zdravotní pojišťovně.

Všem pojišťovnám svých zaměstnanců každý měsíc odesíláte také „Přehled o platbách pojistného zaměstnavatele“. Termín je opět do 20. dne následujícího kalendářního měsíce.

Pokud zaměstnanec náhodou utrpí pracovní úraz, musíte navíc pojišťovně nejpozději do 5. dne následujícího měsíce předat kopii záznamu o pracovních úrazech.

Finanční úřad

Jako zaměstnavatel každý měsíc strháváte z hrubé mzdy zaměstnance zálohu na daň z příjmu (potažmo srážkovou daň), která se odvádí finanční správě.

Nejpozději do 2 měsíců po uplynutí kalendářního roku (v případě elektronického podání do 20. března) pak finančnímu úřadu odevzdáváte Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti, případně i Vyúčtovaní daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně z příjmů.

Po ukončení pracovního poměru

Jakmile zaměstnanci skončí pracovní poměr (tedy například po uplynutí výpovědní doby), je nezbytné zaměstnanci vystavit povinné dokumenty a celou záležitost uzavřít také u OSSZ a zdravotní pojišťovny.

OSSZ

Zaměstnance musíte nejpozději 8 dní po ukončení pracovního poměru odhlásit z OSSZ prostřednictvím stejného formuláře, který jste využili během přihlašování. V záhlaví dokumentu ovšem zvolíte typ akce „oznámení o skončení zaměstnání“. Dále nezapomeňte OSSZ do 30 dnů od odchodu zaměstnance odevzdat Evidenční list důchodového pojištění.

Zdravotní pojišťovna

Obdobně postupujete také při ohlášení změny zdravotní pojišťovně zaměstnance. V tomto případě máte 8 dní od ukončení pracovního poměru na podání dokumentu „Hromadné oznámení zaměstnavatele“, ve kterém tentokrát uvedete kód pro ukončení zaměstnání.

Dokumenty pro zaměstnance

Ke dni ukončení pracovního poměru musíte zaměstnanci vystavit také Potvrzení o zdanitelných příjmech a Evidenční list důchodového pojištění. Oficiální tiskopis najdete na webu ČSSZ.

Mzdové účetnictví bez starostí

Vyznat se ve spleti daňových zákonů není jednoduché. Ušetřete si stres a nechejte mzdové účetnictví na profesionálech. Ozvěte se nám pomocí formuláře níže a domluvíme se na detailech.