První zaměstnanec: jak se stát zaměstnavatelem?

Podnik roste, a tak se rozhodnete najmout posily. S prvním zaměstnancem však přichází pěkná dávka administrativy. Přečtěte si, na co pamatovat.

Jako zaměstnavatel plníte řadu povinností vůči:

• České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ),
• zdravotním pojišťovnám,
• finančnímu úřadu
• a dalším institucím.

Prvním krokem pro Vás tedy bude kontakt s příslušnými institucemi. Čeká Vás také příprava nezbytné dokumentace. Co vyřídit nejdříve?

ČSSZ a OSSZ

Než se pustíte do komunikace s ČSSZ, potřebujete zjistit, pod kterou okresní správu sociálního zabezpečení (OSSZ) spadáte – bude totiž Vaším hlavním kontaktním místem. Příslušnou pobočku a číslo její datové schránky najdete na mapě pracovišť ČSSZ. Místní příslušnost se řídí Vaším sídlem, případně místem, kde se nachází Vaše mzdová účtárna (pokud není v sídle). U OSVČ se vše odvíjí od adresy trvalého bydliště.

Dále přichází na řadu samotné papírování. Prvním krokem je online podání přihlášky do registru zaměstnavatelů na webu ČSSZ, což musíte provést nejpozději do 8 dnů od nástupu prvního zaměstnance.

Po registraci obdržíte variabilní symbol zaměstnavatele, který využijete při další komunikaci s ČSSZ. Pokud jste OSVČ, používáte stejný variabilní symbol jako při podávání ročního přehledu o příjmech a výdajích.

OSSZ hlásíte také nástup každého nového pracovníka, a to vždy ve zmíněné lhůtě 8 dnů. Slouží k tomu online formulář „Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)“.

Pokud k Vám nastupuje cizinec z EU nebo třetích zemí, musíte ho nahlásit na místně příslušný úřad práce.

Zdravotní pojišťovna

Nejprve se musíte jako zaměstnavatel registrovat u všech zdravotních pojišťoven svých zaměstnanců (u ostatních se hlásit nemusíte) pomocí formuláře „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“.

Do 8 dnů od nástupu každého zaměstnance je pak třeba tuto skutečnost oznámit jeho pojišťovně přes formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“. Dokumenty obvykle bývají online na stránkách pojišťoven. Zde například najdete formuláře pro VZP.

Finanční úřad

Nejpozději do 8 dnů od nástupu každého zaměstnance se musíte registrovat jako plátce daně z příjmu ze závislé činnosti. Registraci nejrychleji provedete online přes stránky finančního úřadu, kde vyplníte přihlášku k dani (pozor, existují 2 varianty tiskopisu: pro OSVČ a právnické osoby).

Pokud budete mít i zaměstnance, kteří nebudou uplatňovat slevu na poplatníka, nezapomeňte se přihlásit rovněž jako plátce daně z příjmů vybírané srážkou.

Zaměstnanec si u Vás může podepsat také růžové prohlášení poplatníka, ve kterém uplatňuje slevy na dani.

Pojištění odpovědnosti zaměstnavatele

ČSSZ, zdravotní pojišťovnou a finančním úřadem povinnosti zaměstnavatele nekončí. Vaše pracovníky může při výkonu zaměstnání potkat pracovní úraz nebo nemoc z povolání – a následně mají nárok požadovat náhradu škody. Ta se hradí ze zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, které si v ČR povinně zřizuje každý, kdo zaměstná alespoň jednoho pracovníka.

Pojistka se dá v současnosti vyřídit u jediného poskytovatele, a to u Kooperativy.

Pracovní smlouva

S každým zaměstnancem je nezbytné nejpozději v den nástupu podepsat pracovní smlouvu, která upravuje podmínky pracovního poměru. Pracovní smlouva povinně obsahuje následující údaje:

• druh práce,
• místo výkonu zaměstnání,
• den nástupu do práce.

Mzda není povinnou součástí smlouvy – o její výši však musíte zaměstnance informovat, a to nejpozději do 7 dnů od vzniku pracovního poměru. V praxi se výplata často stanovuje pomocí mzdového výměru.

Existují však i další informační povinnosti zaměstnavatele – týkají se údajů a záležitostí, které sice nemusíte specifikovat ve smlouvě, ale přesto je třeba o nich dát zaměstnancům vědět. Kromě výše mzdy jde například o délku a podmínky zkušební doby, počet dní dovolené, rozvržení pracovní doby nebo rozsah práce přesčas. Kompletní výčet najdete v § 37 zákoníku práce.

Lékařská prohlídka

Pokud k Vám nová posila nastupuje na hlavní pracovní poměr, musí ze zákona nejprve absolvovat vstupní lékařskou prohlídku na Vaše náklady. Až poté, co ji lékař uschopní, může začít s výkonem práce.

U zaměstnanců na DPČ a DPP je prohlídka povinná pouze ve specifických případech (např. u rizikových prací).

Bezpečnost práce a požární ochrana

V den nástupu je třeba s novým zaměstnancem (nezávisle na typu úvazku) provést školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) a požární ochrany (PO). BOZP a PO školení může mít prezenční i e-learningovou podobu.

Zaměstnavatel povinně zpracovává dokumentaci k BOZP a PO – a vede rovněž Knihu úrazů, kde se evidují veškeré pracovní úrazy.

Nástup vyřízen: a co dál?

Vyřízením úvodních formalit administrativní kolečko teprve začíná. Přečtěte si, jaké má zaměstnavatel povinnosti v průběhu pracovního poměru. S účetní a mzdovou agendou spojenou se zaměstnanci Vám rádi pomohou naši specialisté. Stačí se nám ozvat pomocí formuláře níže.