Jak ověřit dokumenty ze zahraničí?

Svět se globalizuje, a úřední komunikaci se zahraničím se tak mnohdy nevyhnete. Vyřizování formalit mezi dvěma státy se však může proměnit v noční můru. Ať už kvůli úřednímu šimlu, nebo jazykové bariéře. Poradíme Vám, jak byrokracii zvládnout se ctí.

Pravidla se liší podle země

Situací, kdy se bez ověření dokumentu mezi dvěma státy neobejdete, může nastat několik. Úřední osvědčení potřebujete při zakládání firmy, podpisu plné moci nebo třeba sňatku.

Postup ověření závisí na konkrétní zemi. Pravidla pro úřední procedury se totiž řídí mezinárodními dohodami, které určují právní postavení států.

1. Ověření na ambasádě

Nejprve v seznamu spolupracujících států zkontrolujte, jestli daný stát s ČR uzavřel smlouvu o právní pomoci. Pokud ano, k ověření veřejných listin ze zahraničí si obvykle stačí domluvit schůzku na ambasádě zahraničního státu v ČR, kde pravost dokumentů ověří.

Některé veřejné listiny (např. výpis z trestního rejstříku nebo matriční dokumenty) vydané státem EU navíc obvykle není třeba zvlášť ověřovat – české úřady je automaticky přijímají. Stačí si k dokumentu nechat vydat standardizovaný vícejazyčný formulář.

Jestliže druhý stát s ČR smlouvu o právní pomoci uzavřenou nemá, je nutné listinu apostilovat nebo superlegalizovat (viz níže).

2. Apostila

Apostila je ověřovací doložka, která dokládá pravost veřejné listiny pro použití v zahraničí. Apostila představuje zjednodušenou formu ověření, která nahrazuje komplikovanější superlegalizaci. Můžete ji využít při úředním styku se zeměmi, které podepsaly mezinárodní Úmluvu o apostile (seznam zapojených států).

Apostilu vždy zajišťují úřady země, ve které byla veřejná listina vydána.

V ČR apostily vydává:

• notář (na české veřejné listiny vydané/ověřené notářem),
• Ministerstvo zahraničních věcí a Ministerstvo spravedlnosti (na české veřejné listiny vydané/ověřené soudem nebo exekutorem, výpisy z rejstříku trestů a matriční dokumenty).

V zahraničí pak apostilní doložku vydávají instituce uvedené na stránkách Haagské konference o mezinárodním právu soukromém (HCCH).

Před použitím je někdy nutné apostilovaný dokument ještě úředně přeložit do jazyka země, kde ho hodláte využít.

3. Superlegalizace

V případě dokumentů ze zemí, které Úmluvu o apostile nepodepsaly, je nutné si vyřídit takzvanou superlegalizaci. Jde o proces dvojího ověření, který je dražší a časově náročnější než apostila.

Konkrétní postup superlegalizace se může stát od státu lišit. Dokument obvykle nejprve ověří notář vydavatelské země, následně správní orgán vydavatelské země a poté zastupitelský úřad státu, ve kterém chcete listinu použít. Ambasády navíc pro schválení platnosti listiny většinou vyžadují úřední překlad textu.