Ověřování cizích listin

O společnosti ručením omezeným mají kromě českých občanů zájem mnohdy i osoby ze zahraničí. Velkou část našich klientů tvoří cizinci, kteří s.r.o. potřebují z různých důvodů. K tomu, aby se zahraniční osoby mohly stát společníky a jednateli českých s.r.o., mají povinnost v souvislosti s různými zákony (např. zákon o živnostenském podnikání) předložit různé dokumenty ze svých domovských států.

Nejčastěji je vyžadován výpis z rejstříku trestů nebo výpis z obchodního rejstříku (v případech, kdy je společníkem české s.r.o. právnická osoba). Aby tyto dokumenty mohly být v České republice uznány úřady, kterým jsou předkládány (např. notář, obchodní rejstřík, živnostenský úřad), musí být označeny patřičným ověřením. Tato ověření lze rozdělit na základní 3 druhy:

1.Obyčejné ověření dokumentu v zahraničí

Tento nejjednodušší a nejlevnější postup lze užít v situaci, kdy Česká republika uzavřela se zemí, ze které je listina vyžadována, dvoustrannou mezinárodní smlouvu o právní pomoci, která se zabývá ověřováním veřejných listin. Z praktického pohledu to znamená, že listinu lze užít tak, jak byla ověřena v zahraničí a není třeba vystavovat další ověřování od českých úřadů. V současné době má ČR uzavřenou dvoustrannou smlouvu s těmito státy:

Afganistán (č. 44/1993 Sb.)  

Albánie (č. 97/1960 Sb.)
Alžírsko (17/1984 Sb.)
Belgie (č. 59/1986 Sb.)

Bulharsko (č. 3/1978 Sb.)
Francie (č. 83/1985 Sb.)
Itálie (č. 508/1990 Sb.)
Jemen (č. 76/1990 Sb.)
Jugoslávie (č. 207/1964 Sb.)
KLDR (č. 93/1989 Sb.)
Kuba (č. 80/1981 Sb.)
Kypr (č. 96/1983 Sb.)
Maďarsko (č. 63/1990 Sb.)
Mongolsko (č. 106/1978 Sb.)
Polsko (č. 42/1989 Sb.)
Portugalsko (č. 22/1931 Sb.)
Rakousko (č. 9/1963 Sb.)
Rumunsko (č. 1/1996 Sb.)
Řecko (č. 102/1983 Sb.)
Slovensko (č. 209/1983 Sb.)
Sýrie (č. 8/1986 Sb.)
býv. SSSR (č. 95/1983 Sb.)
Španělsko (č. 6/1989 Sb.)

Švýcarsko (č. 9/1928 Sb.)

Ukrajina (č. 123/2002 Sb. m.s.)
Uzbekistán (č. 133/2003 Sb. m.s.)
Vietnam (č. 98/1984 Sb.)

V těchto dvoustranných smlouvách však bývá mnoho výjimek. Navíc některé smlouvy, ač byly uzavřeny, nejsou dodržovány. Bohužel se může stát, že po osobě bude vyžadována apostila nebo superlegalizace listiny. Proto všem klientům doporučujeme, aby si stávající situaci z hlediska ověřování listin zjistili na patřičném úřadě.

2.Apostila (apostille) podle Haagské úmluvy

V případě, že s cizím státem není uzavřena dvoustranná smlouva, je třeba zkoumat, jestli je stát stranou Haagské úmluvy. V případě, že stát je účastníkem této úmluvy, lze pro ověření pravosti postupovat podle jejích pravidel. Zjednodušení oproti tzv. superlegalizaci spočívá ve skutečnosti, že se jedná o jediný úkon. Ověřovací doložka je vystavena příslušným úřadem státu, v němž byla listina vydána. Nejčastěji se jedná o ministerstva zahraničních států. Aktuální seznam účastníků této dohody vypadá takto:

Albánie
Andorra
Antigua a Barbuda
Argentina
Arménie
Austrálie
Ázerbajdžán
Bahamy
Barbados
Belgie
Belize
Bělorusko
Bosna a Hercegovina
Botswana
Brunej Darussalam
Bulharsko
bývalá Jugoslávská republika Makedonie
Cookovy ostrovy
Česká republika
Čína – pouze Hong Kong a Macao
Dánsko 
Dominika
Ekvádor
Estonsko
Fidži
Finsko
Francie + Francouzská Polynesie, Francouzské území Affars a Issas, Guadelupe, Guyana, Komorské ostrovy, Martinik, Nová Kaledonie, Réunion, Svatý Pierre a Miquelon, Wallis a Futuna
Grenada 
Gruzie 
Honduras
Chorvatsko
Indie
Irsko
Island
Itálie
Izrael
Japonsko
JAR
Kazachstán
Kolumbie
Korejská republika 
Kypr
Lesotho
Libérie
Lichtenštejnsko
Litva
Lotyšsko
Lucembursko
Maďarsko
Malawi
Malta
Marshallovy ostrovy
Mauricius
Mexiko
Moldávie
Monako
Namibie
Německo
Niue
Nizozemí + Nizozemské Antily, Aruba
Norsko
Nový Zéland
Panama
Polsko
Portugalsko + Angola, Mosambik
Rakousko
Rumunsko
Ruská federace
Řecko
Salvador
Samoa
San Marino
Seychely
Slovensko
Slovinsko
Srbsko a Černá Hora
Surinam
Svatá Lucie
Svatý Kryštof a Nevis
Svatý Vincenc a Grenadiny
Svazijsko
Španělsko
Švédsko
Švýcarsko
Tonga
Trininad a Tobago
Turecko
USA + Americká Samoa, Guam, Severní Marianiny Ostrovy (Northern Mariana Islands), Puerto Rico, Panenské ostrovy Spojených států (Virgin Islands of the United States)
Ukrajina
Velká Británie + Jersey, the Bailiwick of Guernsey, Ostrov Man, Anguilla, Bermudy, Brititish Antarctic Territory, Britské Panenské ostrovy (British Virgins Islands), Britské Šalamounovy ostrovy (British Solomon Islands), Kajmanské ostrovy, Falklandské ostrovy, Gibraltar, Montserrat, Svatá Helena, Jižní Jiřího a Jižní Sendvičův Ostrovy (South Georgia and South Sandwich Islands, Turks a Caicos Islands
Venezuela

3.Vyšší ověření listiny - Superlegalizace

Pokud stát, z něhož pochází vyžadovaná listina, nemá s Českou republikou dvoustrannou dohodu, ani není účastníkem úmluvy o apostile, je třeba listinu tzv. superlegalizovat. Tento proces je velice zdlouhavý a často i nákladný. Listina v takovém případě musí být ověřena úřadem v daném státu, dále opatřena vyšším ověřením ústředního orgánu státní správy v daném státu a nakonec ověřena zastupitelským úřadem České republiky v daném státě.

Důležitou součástí zahraničních listin je jejich překlad. Ve většině případů je vyžadován úřední překlad. Takovýto překlad bývá finančně a časově náročnější. Jednodušší variantou je prostý (laický) překlad. Ten postačí např. pro zápis do obchodního rejstříku v případě, že se jedná o překlad z úředního jazyka členského státu Evropské unie nebo státu tvořícího Evropský Hospodářský prostor.

Výše uvedené rozdělení je aktuální, nicméně v konkrétních situacích a pro účely konkrétních institucí se mohou postupy lišit. Proto doporučujeme klientům, aby si ujasnili, jaký typ ověření, případně překladu, bude třeba v jejich konkrétním případě.