Co je projektový management? Základy pro začínající podnikatele

Představte si, že chcete postavit dům – máte vizi, nástroje, finance i tým lidí. Jen to Vám ale k novému bydlení nestačí. Bez plánu a koordinace vzniká chaos, zpoždění, další náklady... A stejně to funguje v podnikání. Usnadněte si plánování a plnění cílů díky projektovému řízení. Ukážeme Vám, jak na to.

Proč se zabývat projektovým řízením?

Projektový management není jen pro velké firmy. Díky němu zvládnete strukturovaně proměnit nápady v realitu a ušetříte čas i peníze – ať už startujete nový byznys, rozšiřujete nabídku nebo spouštíte nový web.

Projekt je časově ohraničená aktivita s konkrétním cílem (například nový e-shop, uspořádání konference, nebo vývoj nového produktu).

Projektové řízení (projektový management) pak zahrnuje plánování, organizaci a kontrolu projektů tak, abyste svého cíle dosáhli:

• včas;
• v rámci rozpočtu;
• v požadované kvalitě.

Tyto tři aspekty – čas, náklady a kvalita – jsou vzájemně provázané a dohromady tvoří tzv. projektový trojimperativ. Zlepšení jednoho aspektu většinou vede ke zhoršení ostatních. Například snaha o rychlejší dokončení může zvýšit náklady nebo snížit kvalitu. Při řízení projektů se proto snažíte hledat rovnováhu mezi těmito faktory a koordinovat je tak, abyste v rámci možností dosáhli co nejlepšího výsledku.

Principy řízení projektů Vám v podnikání pomohou:

• Udržet přehled. Místo chaosu a stresu máte jasno v tom, co je třeba udělat, kdy a kdo to má na starosti.
• Zvýšit kvalitu. Systematický přístup vede k lepší kontrole a redukuje chyby. Dobrá organizace projektu navíc umožňuje týmu plně se soustředit na kvalitně odvedenou práci místo zmatku a řešení nejasností.
• Omezit stres a riziko. Realistický plán snižuje riziko zpoždění, překročení rozpočtu a plýtvání zdroji. Lépe díky němu zvládnete neočekávané události a pomůže Vám v krizových situacích.
• Zlepšit týmovou spolupráci. Nastavené cíle, smysluplné úkoly a pravidelná zpětná vazba přispívají ke spokojenosti týmu a produktivnější komunikaci.

Řízení projektů krok za krokem

Projekt můžeme přirovnat třeba k výletu – máte představu, kam chcete dojít, ale nevíte kudy. Projektové řízení Vám pomůže naplánovat cestu k cíli a rozdělit ji na zvládnutelné kroky. Postupujte takto:

1/ Definování projektu a cíle

Úspěšný projekt začíná stanovením cíle neboli toho, čeho potřebujete dosáhnout. Ve fázi definování projektu si proto odpovězte na tyto otázky:

• Co chcete udělat? Výsledek by měl být konkrétní a časově ohraničený.
• Proč to chcete udělat? Zamyslete se, co Vám projekt přinese a jestli odpovídá Vaší vizi a záměru.
• Jaký je rozsah projektu? Určete, co do projektu patří, a co už ne. Méně je někdy více.
• Co je nejdůležitější? Ne každá část projektu má stejnou prioritu. Stanovte, co je pro dokončení zásadní, a co případně můžete odložit.
• Jaký máte rozpočet? Poznamenejte si finanční limit, který nechcete nebo nemůžete překročit. Detaily rozpočtu pak naplánujete v dalším kroku.
• Kdo se na projektu bude podílet? I když pracujete sami, je dobré si rozmyslet, které role a kompetence budete zastávat Vy, a s čím si necháte pomoci od ostatních.

Všechny informace si přehledně sepište do dokumentu nebo myšlenkové mapy. Bude to Váš kompas, ke kterému se můžete v průběhu projektu vracet.

2/ Plánování (harmonogram projektu)

Když víte, kam míříte, přejděte k plánování. Váš plán by měl být dostatečně podrobný, aby všichni věděli, co a jak, ale zároveň flexibilní, abyste mohli reagovat na nečekané situace.

Začněte tím, že projekt rozdělíte na menší části – jednotlivé fáze. Například spuštění nového produktu může zahrnovat kroky jako: průzkum trhu, návrh produktu, výroba prototypu, testování, úpravy, finální výroba.

Hlavní části dál rozdělte na jednotlivé úkoly. Všechny úkoly následně seřaďte a vytvořte si časovou osu (harmonogram). Odpoví Vám na otázky, co musí být hotové jako první, které úkoly mohou běžet současně a jak na sebe navazují.

Ke každému úkolu pak přiřaďte odpovědnou osobu a odhadněte, kolik času bude potřebovat k jeho splnění. Buďte realističtí a počítejte s rezervou.

Zároveň nezapomeňte naplánovat zdroje. Kolik peněz, materiálu nebo vybavení potřebujete? Máte vše k dispozici, nebo to musíte teprve zajistit?

Pak posuďte, jestli je prvotní termín a rozpočet realistický, případně plán ještě upravte. Nakonec si stanovte milníky – důležité body v projektu, kdy budete kontrolovat celkový postup a splnění úkolů (třeba při dokončení prototypu nebo zahájení testování).

3/ Realizace projektu

Nastal čas pustit se do akce! Ve fázi realizace začnete pracovat na projektu, sledujete plnění úkolů a milníků a dodržování rozpočtu i časového harmonogramu.

Realizace je často týmová práce – aby probíhala hladce, nepodceňte vzájemnou podporu a komunikaci.

• Slaďte se. Na začátku se setkejte s týmem, projděte plán projektu a ujistěte se, že všichni vědí, co mají dělat. I dál pravidelně komunikujte. Naplánujte si krátké schůzky, kde si řeknete, jak se projekt vyvíjí, jestli se něco nezměnilo, co plánujete dál nebo jaké problémy kdo řeší.
• Sledujte postup. Používejte tabulky nebo online nástroje, kde si budete odškrtávat splněné úkoly a sledovat, jestli vše běží podle plánu. Zaměřte se při tom na hotové výstupy. V případě potřeby harmonogram upravte.
• Buďte připraveni řešit překážky. Když narazíte na problém, nepanikařte. Analyzujte situaci a poraďte se s týmem. Nebojte se improvizovat a hledat kreativní řešení.
• Udržujte motivaci. Oslavte malé úspěchy, poděkujte ostatním za dobrou práci. Pozitivní atmosféra pomáhá překonat náročné chvíle.
• Dokumentujte. Zapisujte si důležitá rozhodnutí, poznatky a změny – budou se hodit při vyhodnocení.

4/ Vyhodnocení projektu

Splněním cíle Vaše práce ještě nekončí. Vyhraďte si čas na analýzu a zhodnocení úspěchů a neúspěchů, abyste se poučili pro příští projekty.

Odpovězte si na otázky jako: Splňuje výsledek očekávání? Co na něj říkají zákazníci? Stihli jste projekt včas? Co trvalo déle, než jste čekali, a proč? Co jste se naučili? Které poznatky využijete v budoucích projektech?

Nástroje a techniky pro projektový management

Úspěšné řízení projektů není jen o dobrém plánu a komunikaci. Vhodné techniky a nástroje Vám mohou výrazně ulehčit práci. Projektoví manažeři nejčastěji používají:

Existuje spousta aplikací, které Vám v uživatelsky přívětivém rozhraní umožní pracovat s metodami jako kanban, WBS nebo Ganttův diagram, abyste nemuseli trávit hodiny vymýšlením technického řešení. Navíc díky nim můžete přehledně komunikovat s týmem a využít další praktické funkce pro řízení projektů.

Na trhu najdete jak české nástroje (Caflou, Freelo…), tak zahraniční (Asana, Jira, Trello…). Většinou nabízejí základní verzi nebo demo zdarma, abyste si je mohli vyzkoušet.

Delegujte administrativu a soustřeďte se na projekty

Už víte, jak si poradit s projektovým managementem – tak s chutí do toho! Ale co všechna ta administrativa okolo podnikání? Nezdržujte se formalitami a mějte čistou hlavu pro své projekty a rozvoj byznysu.

Jestli teprve začínáte, pomůžeme Vám se založením firmy nebo živnosti. Pokud už nějaký ten pátek podnikáte a topíte se v účetnictví nebo daních, naši specialisté se o papírování rádi postarají za Vás. Napište nám přes formulář níže a pustíme se do toho.

Kontaktní informace

Napište nám a my se Vám
ozveme do 24 hodin.

+420 226 224 724

info@jake-james.cz

Revoluční 736/15, Praha 1

Sledujte nás:

Jméno

Příjmení

Telefonní číslo

E-mail

Zpráva

Souhlasím se zpracováním osobních údajů

Tuto stránku chrání služba reCAPTCHA a vztahují se na ni Zásady ochrany soukromí a Smluvní podmínky společnosti Google.

Odeslat