Kontroly a pokuty v podnikání: jak předejít problémům?

S podnikáním souvisí i kontroly ze strany úřadů a v případě zjištěných prohřešků také pokuty. Při dodržení několika základních pravidel významně snížíte pravděpodobnost, že k Vám úředníci dorazí. Jaké jsou hlavní důvody kontrol a pokut v podnikání a jak jim předejít? Máme pro Vás praktické tipy.

Které kontroly a pokuty jsou nejčastější?

Pokud má společnost vše v pořádku, většinou není důvod, aby se o ni úřady zajímaly. Kontroloři chodí spíše na udání nebo když zjistí, že podnikatel pochybil. Železné pravidlo to však není, a proto je dobré se s nejběžnějšími kontrolami a prohřešky podnikatelů seznámit.

Finanční úřad a daňové kontroly

S daňovou kontrolou se Vaše firma pravděpodobně nesetká, pokud k tomu nebude mít finanční úřad důvod. To znamená, že když společnost včas podává přiznání a odvádí daně, nevykazuje podezřele vysoké daňové odpočty a celkově plní povinnosti řádně a včas, s berním úřadem by neměla mít potíže. Namátkové kontroly nejsou příliš běžné, kontroloři chodí spíše na udání.

Z finančního úřadu může přijít pokuta za nedodržení lhůt platby daně z příjmu a daně z přidané hodnoty a také za promeškání lhůty podání daňového přiznání z příjmů právnických osob. Jestli se nechcete zabývat hlídáním termínů, využijte naši službu vedení účetnictví a my se o to postaráme za Vás.

Pro všechny účetní jednotky zapsané v obchodním rejstříku platí také povinnost zveřejňování účetních závěrek. Kontroloři finančního úřadu bývají v této oblasti poměrně benevolentní, na jejich vstřícnost ovšem není dobré spoléhat, obzvlášť pokud se prohřešek opakuje. Pokud Vás zajímá více, přečtěte si celý článek o zveřejňování účetních závěrek.

Potíže s FÚ může mít také nová firma, která se do 30 dnů od data zápisu do obchodního rejstříku nezaregistruje k dani z příjmů právnických osob. V lepším případě ji finanční úřad zaregistruje sám, v horším přidá ještě pokutu. Více si přečtěte v článku o registraci s.r.o. u finančního úřadu.

Pracovníci finančního úřadu společně s celníky kontrolují také podniky využívající elektronickou evidenci tržeb. Kontroloři se zaměřují na dodržování povinností jako správné vystavování účtenek nebo dodržování oznamovací povinnosti. Podle závažnosti zjištěného přestupku mohou kontroloři rozdávat vysoké pokuty nebo přistoupit k uzavření provozovny. Avšak často mají kontroly pouze edukativní a podpůrný charakter, záleží také na tom, nakolik byl prohřešek vědomý.

Živnostenský úřad

Kontroly z živnostenského úřadu dohlížejí na to, aby podnikatelé vykonávali svou činnost v souladu s právními předpisy. Kontrolují hlavně dodržování konkrétní činnosti v rámci daného živnostenského oprávnění. Stejně jako u daňové kontroly platí, že se v jejich hledáčku pravděpodobně neocitnete bezdůvodně.

Kontrolory tohoto úřadu můžete potkat v situaci, kdy provozovna nebo sídlo firmy nebudou správně označeny. Každá kontrola se liší v závislosti na konkrétním oboru podnikání. Na prodejnu tenisek jsou kladeny jiné požadavky než na kadeřnictví. Například zmíněné holičství musí mít provozovnu, kam zákazníci docházejí, zatímco pokrývači stačí pouze sídlo firmy nebo místo podnikání.

Za porušení povinností stanovených živnostenským zákonem hrozí podnikateli v závislosti na konkrétním provinění pokuta ve výši až milion korun nebo zrušení živnostenského oprávnění na dobu 3 let.

Státní úřad inspekce práce a cizinecká policie

Kontroly Státního úřadu inspekce práce se zaměřují zejména na zaměstnavatele, kteří nepostupují v souladu se zákonem při zaměstnávání cizinců nebo pracovníky nelegálně zaměstnávají prostřednictvím švarcsystému. Kontroly zaměstnávání cizinců však SÚIP provádí také preventivně, Vaše společnost tak může být předmětem jejího zájmu, i když občany jiné národnosti zaměstnáváte naprosto legálně. Firmy zaměstnávající cizince může v případě podezření kontrolovat také cizinecká policie. Tu zajímají hlavně pracovní a pobytová povolení. Pokud má společnost dokumentaci v pořádku, sankcí se nemusí obávat.

Státní úřad inspekce práce celkově penalizuje porušování zákona o zaměstnanosti a zákoníku práce, do jeho kompetencí spadá například i kontrola dodržování pracovní doby nebo nošení povinných ochranných pracovních pomůcek.

Další kontroly v podnikání

Úřadů, které se mohou o firmu zajímat, je samozřejmě daleko více. Podnikatelé v oblasti prodeje a nákupu se mohou často setkat s kontrolou České obchodní inspekce. Ta se zaměřuje zejména na obchodní podmínky, na bezpečnost výrobků nebo jejich značení. Na místě může ČOI udělit blokovou pokutu do 5 000 Kč, ve správním řízení se však může částka vyšplhat až na 50 milionů korun.

Česká správa sociálního zabezpečení kontroluje především účetní záznamy nebo správný výpočet povinností k odvodům plateb na sociální pojištění. Do kompetencí tohoto úřadu spadá i prověření správného vedení evidenčních listů důchodového pojištění.

S kontrolou z hygienické stanice se můžete potkat téměř ve všech typech podnikání. Kontroly tohoto úřadu chodí zpravidla bez varování. Zaměřují se na ochranu zdraví při práci, hygienu výživy a předmětů běžného užívání, epidemiologii, obecnou a komunální hygienu a hygienu dětí a mladistvých. Úřad může v případě zjištění nedostatků uložit pokutu až v řádu milionů.

Co si musí pohlídat e-shop?

České e-shopy dostávají pokuty poměrně často. Česká obchodní inspekce je běžně rozdává za nedostatky v obchodních podmínkách. Provozovatelé e-shopů musí odkazovat na obchodní podmínky tak, aby bylo zřejmé, že jsou součástí smlouvy. To musí být jasně stanoveno při každé objednávce. Podnikatelé bývají sankcionováni také za problematické formulace týkající se odstoupení od kupní smlouvy a za nedostatečné informování o způsobu uplatnění reklamací. E-shop musí například spotřebitele upozornit na jeho právo odstoupit od smlouvy uzavřené přes internet do 14 dnů od převzetí plnění, a to bez poplatku či udání důvodu.

Internetové obchody si také musí pohlídat soulad s nařízeními GDPR, tedy dodržovat své povinnosti týkající se zpracování osobních údajů zákazníků. O jejich získání musí adekvátně informovat a zpracovávat jen ty údaje, které skutečně potřebují, a to pouze po nezbytnou dobu. Osobní údaje zákazníků musí řádně chránit.

Kontroly a sídlo společnosti. Jak spolu souvisejí?

Co se týče kontrol podnikatelů, obecně platí, že v čím menší obci má společnost sídlo, tím spíše se o ni budou úřady zajímat. Naopak v hlavním městě je pravděpodobnost kontroly výrazně nižší, jelikož na jednoho kontrolora připadá daleko více firem.

Proto je dobrým řešením virtuální sídlo v Praze, které může přispět k menšímu počtu kontrol ve Vaší firmě. Při využití této varianty je však dobré myslet na několik základních pravidel:

1. Podnikatel musí řádně platit nájem sídla nebo poplatek za jeho využívání. Pokud má firma virtuální sídlo nebo sídlo v cizí nemovitosti a neplatí za něj, vlastník sejme z budovy její označení. Společnost pak může být nahlášena na obchodní soud, který ji následně vyzve k doložení oprávnění k tomuto sídlu. Jestliže ho společnost nemá a nezjedná nápravu, může soud přistoupit k likvidaci firmy.
2. Z toho pro jednatele vyplývá povinnost mít označení firmy na budově, ve které má sídlo, ať už virtuální nebo fyzické. Podnikatel tak předejde zbytečným problémům i v případě udání. Když kontroloři z živnostenského úřadu dorazí na adresu sídla bez označení společnosti, kontaktují ji se žádostí o nápravu. Pokud firma ani tak označení nedoplní, může živnostenský úřad přistoupit ke zrušení jejího živnostenského oprávnění.

Základem pro bezproblémové použití virtuálního sídla je tak včasná platba poplatků za využívání a vždy platné oprávnění k užívání nemovitosti, kde se sídlo nachází. Pokud Vás tato možnost zaujala, kontaktujte nás – nabízíme virtuální sídlo pro společnosti i pro OSVČ, souhlas k umístění sídla je u nás samozřejmostí.