Jak vystavit fakturu?

Faktura patří mezi základní účetní doklady – dříve či později se s ní proto potká každý podnikatel. Přečtěte si, jak na vystavení faktury, abyste měli účetnictví v pořádku.

Co je faktura?

Faktura patří mezi obchodní listiny – jde o účetní doklad o prodeji zboží nebo poskytnutí služby. Faktura jako taková ovšem není doklad o zaplacení, ten je v případě potřeby nutné vystavit zvlášť.

Faktura rovněž slouží jako daňový doklad plátcům DPH. Mezi daňové doklady však řadíme i další dokumenty, například zjednodušený daňový doklad (čili účtenku/paragon) a opravný daňový doklad (dobropis).

Náležitosti faktury

Povinné údaje na faktuře se liší podle právní formy Vašeho podnikání, konkrétního plnění a toho, zda jste plátcem DPH. Obecně se na každé faktuře musí objevit:

Podle zákona jako OSVČ na faktuře rovněž uvedete, že jste zapsáni do živnostenského rejstříku. Obchodní společnosti pro změnu zmíní informaci o zápisu do obchodního rejstříku včetně příslušného oddílu a vložky.

Doporučujeme na dokladu uvést také datum splatnosti (max. délka splatnosti je ze zákona 30 dnů). Pokud Vám bude odběratel platit bankovním převodem, nezapomeňte na faktuře zmínit i své platební údaje.

Co obsahuje faktura neplátce DPH?

Jako neplátce DPH máte administrativu jednodušší. Stačí Vám do dokumentu zahrnout obecné údaje ze seznamu výše. Doporučujeme na faktuře navíc uvést dovětek: „Nejsem plátce DPH.“ Odběratelé tak budou mít jasno, jak s ní naložit.

Aby nedošlo k omylu, zkontrolujte si, že v záhlaví dokumentu nestojí „Faktura – daňový doklad”. Účetní byste tím totiž mohli zmást. Z šablony faktury smažte také všechny zmínky o sazbě DPH či datu zdanitelného plnění – Vás se totiž netýkají.

Co obsahuje faktura plátce DPH?

Jako plátce DPH se řídíte zákonem o dani z přidané hodnoty, proto vystavujete faktury v podobě daňových dokladů – nezávisle na tom, zda DPH platí i Váš odběratel. Doporučujeme rovněž uvádět označení „Faktura – daňový doklad“ v záhlaví listiny.

Kromě obecných náležitostí musíte vystavenou fakturu doplnit o:

U některých plnění se na fakturu doplňuje také informace o tom, že jde o plnění v režimu přenesení daňové povinnosti, případně ve zvláštním režimu.

K čemu slouží zálohová faktura a jaké má náležitosti?

Zálohová faktura (někdy také proforma faktura) není účetní ani daňový doklad. Slouží v podstatě jako výzva k platbě. O vystavení zálohové faktury proto neúčtujete – zúčtuje se až přijatá zálohová platba.

Proforma faktura nemá předepsané náležitosti. Přesto na ní určitě nezapomeňte uvést údaje o dodavateli a odběrateli, účtované položky nebo peněžní částku. Důležité jsou pochopitelně také platební údaje.

Jak vystavit fakturu do zahraničí?

Fakturace do jiných zemí má svá specifika. Zaprvé je vhodné fakturu vystavit v jazyce, kterému zákazník rozumí. Chybět nesmí také mezinárodní platební údaje, zejména IBAN a SWIFT. Hodit se může i název Vaší banky.

Při obchodování se zahraničím si také dobře pohlídejte, abyste správně zúčtovali DPH. Režim DPH u konkrétního plnění mimo jiné ovlivní i další náležitosti faktury. Roli hraje i to, do které země fakturujete.

Navíc budete pravděpodobně fakturovat v cizí měně, takže si musíte hlídat aktuální měnový kurz (obvykle se používá kurz ČNB). Jako plátce DPH Vás zajímá kurz platný ke dni uskutečnění zdanitelného plnění, jako neplátce ke dni vystavení faktury.

Jak vytvořit fakturu?

Máte několik možností, jak napsat fakturu. Nejpraktičtější je použít účetní software nebo online portál, který Vám dokument na základě několika údajů vygeneruje. Šikovný program Vám také pomůže s nastavením správných náležitostí faktury.

Někteří podnikatelé pro fakturaci využívají kancelářské programy Word nebo Excel, ale to nedoporučujeme. Tvorba faktur v Excelu nebo Wordu je zbytečně zdlouhavá, protože mu chybí užitečné funkce účetního softwaru (např. automatické doplnění údajů dle IČO). Hůře si také udržíte přehled o větším počtu dokladů.

Nám se pro vystavení faktur nejlépe osvědčil program mPohoda, který poskytujeme i svým klientům. Na trhu jsou ale k dostání i další nástroje, mezi nejoblíbenější patří například Fakturoid a iDoklad.

Účetnictví bez starostí

Máte účetní agendy až nad hlavu? Rádi Vám s vedením účetnictví pomůžeme. Zaúčtujeme Vaše faktury, zpracujeme mzdy, daně i pokladní knihy. Ozvěte se nám a domluvíme se na detailech.