Úspěšné obchodní jednání: ovládněte zasedací místnost

Sedíte na schůzce s klientem. Potí se Vám ruce. Nevíte jak začít a nejste si jistí výsledkem. Zvládnout obchodní jednání není nic snadného. Obchodní schůzka ale nemusí být nepříjemnou povinností. S kvalitní přípravou a promyšleným postupem si můžete osvojit jednu z nejdůležitějších schopností podnikatele. Máme pro Vás několik tipů, které zlepší Vaši vyjednávací pozici.

Jak se připravit na obchodní jednání

Nejdůležitější součástí úspěšné strategie je adekvátní příprava. Není nutné ani reálné nachystat se na všechny scénáře, ale doporučujeme si připravit základní argumenty, kterými podpoříte své požadavky. Když sjednáváte obchod, vyplatí se mít přehled o cenových nabídkách konkurence.

Zjistěte časové možnosti klienta

Pokud organizujete jednání Vy, buďte vstřícní a domluvte se s protistranou na čase, který se hodí i jí. Dohodněte se na hrubém časovém rámci a dodržte ho. Stejně důležité jako včas začít je také ve stanovenou dobu skončit. V případě, že nestihnete vyřešit vše potřebné, naplánujte si radši další setkání.

Zvolte vhodné prostředí na jednání

Je-li volba prostředí na Vás, zvolte místo, které poskytuje dostatek klidu. Ideální lokalitou je oddělená zasedací místnost s obrazovkou pro případnou prezentaci. Oblíbené jsou rovněž pracovní obědy a večeře, ale i při nich si musíte dát pozor na to, abyste měli na debatu dostatečný klid. Jestliže nemáte ve svých prostorách adekvátní místo na obchodní schůzku, využijte naši službu pronájmu konferenční místnosti v Praze nebo v Brně a sejděte se s klientem v reprezentativní místnosti na neutrální půdě.

Před zorganizováním samotné schůzky zvažte, zda se musíte s klientem vůbec fyzicky setkat. Záleží samozřejmě na povaze jednání, výrobek přes internet odprezentujete jen obtížně. Pandemie ukázala, že spoustu jednání, která by se ještě nedávno konala tváří v tvář, lze vyřešit přes Zoom nebo e-mailem.

Stanovte si jasný cíl

Definujte si, čeho přesně chcete schůzkou dosáhnout. Je cílem setkání diskuze nad návrhy nebo dosažení konkrétní dohody? Promyslete si celkovou strategii, v hlavě byste měli mít představu o tom, čeho chcete docílit a pod jakou hranici nejste ochotni zajít, zejména když se jedná o ceně nebo podmínkách smlouvy. Stanovte si minimální a maximální cíl, aby se nestalo, že ustoupíte příliš. Zlepšíte tak svou vyjednávací pozici, obzvlášť v situaci, kdy druhá strana nebude tak pečlivá.

Na jednání přizvěte pouze kolegy nezbytné pro debatu nebo dohodu. V zasedací místnosti nepotřebujete lidi, kteří nemají čím přispět. Je-li je protistrana početnější, komunikujte zejména s osobou, která rozhoduje.

Pozor na kulturní rozdíly a jazykovou bariéru

Při jednání s cizinci si zjistěte si co nejvíce informací o pravidlech obchodních jednání a kulturních zvycích dané země, obzvlášť pokud se scházíte mimo Českou republiku. Vyhnete se tak řadě faux pas, která vyplývají z kulturních rozdílů. Jestli neovládáte jazyk klienta a využíváte tlumočníka, naučte se aspoň pozdrav a v případě schůzky v restauraci i „dobrou chuť”, klient takové gesto určitě ocení.

Jak vést obchodní jednání

Nepodceňte první dojem

Na obchodní jednání se dostavte s dostatečným předstihem. Není žádoucí se hned na začátku dostat do defenzivního postavení kvůli desetiminutovému skluzu. Pokud se přece jenom z nějakého důvodu zpozdíte, obeznamte s tím protistranu.

Dbejte na dobrý první dojem. Při podání ruky a pozdravu buďte sebevědomí, ale zároveň příjemní. Samozřejmostí je profesionální, upravený vzhled. Nevíte, jak obchodní schůzku začít? Krátký small talk je vhodným řešením. Délka úvodní konverzace záleží na Vaší intuici, ale většinou stačí pět až deset minut. Můžete probrat novinky v oboru nebo třeba klientovi pochválit auto. Pokud jste si předem nastudovali aktivity druhé strany, zeptejte se na konkrétní projekty, na kterých daná firma pracuje. Klienta potěší, když o něj projevíte opravdový zájem a hned k Vám bude vstřícnější.

Z neformální konverzace těžíte i Vy, můžete se díky ní uvolnit a získat sebevědomí. Small talk musíte jasně ukončit, aby bylo zřejmé, kdy začínáte probírat pracovní záležitosti.

Ujasněte si průběh obchodní schůzky

Na začátku pracovní části schůzky zdůrazněte cíl, abyste se ujistili, že obě strany mají jasno o předmětu jednání. Zároveň se znovu zeptejte, jaké jsou časové možnosti klienta, a přizpůsobte tomu průběh. Jednání začněte nejdůležitějšími body. Díky tomu i při nedostatku času vyřešíte nejzásadnější záležitosti.

Dělejte si průběžně poznámky, dojmy z klienta ale si schovejte až do naprostého soukromí. Vždy předpokládejte, že Vás protistrana může slyšet nebo nahrávat, a to i v případě, kdy opustí místnost nebo jste například na chodbě nebo na toaletě.

Komunikujte sebevědomě a příjemně

Nebojte se ticha. Je daleko lepší se odmlčet než se snažit jakoukoli pauzu vyplňovat vycpávkovými frázemi. Potřeba neustále a rychle mluvit ukazuje na nízké sebevědomí mluvčího. Jakmile Vám někdo položí nečekanou otázku, je lepší se na pár vteřin odmlčet a odpověď si promyslet, než začít zbrkle za každou cenu mluvit.

Je třeba myslet na to, že sebevědomé vystupování je při obchodním jednání přínosné, avšak arogantní nikoli. Mluvte klidně a snažte se nezvyšovat hlas ani ve vypjatějších chvílích. Příjemný styl komunikace napomáhá dlouhodobému obchodnímu vztahu.

Při řeči nespěchejte, navazujte oční kontakt a mluvte klidně a zřetelně. Pokud si nejste svými řečnickými schopnostmi jistí, vyzkoušejte si přednes ještě před schůzkou s další osobou nebo o samotě. Počítejte však s tím, že nelze nacvičit všechno, každý klient má jiný styl argumentace i vyjadřování a často je nutné improvizovat. Zásadní je praxe, čím více podobných setkání absolvujete, tím jistější budete při komunikaci.

Jak ukončit obchodní jednání

Prioritou jakékoli obchodní schůzky musí být konkrétní a jednoznačný výsledek. Jednání bez jasného závěru mohou vést ke zmatkům. Podepíšeme smlouvu? Jaký termín jste schopni dodržet? Jsou nutná další setkání? Zúčastněné strany musí mít jasno o dalším postupu. Když tušíte uzavření výhodné dohody, neváhejte a směřujte k závěru, za čtvrt hodiny už může být nálada v místnosti odlišná.

Na závěrečnou dohodu můžete znovu navázat krátkou neformální konverzací a zklidnit případné vášně, které mohly vyvstat v průběhu jednání. Během rozloučení poděkujte za věnovaný čas.

Přejeme Vám hodně štěstí při obchodních schůzkách! A kdybyste potřebovali pomoci s čímkoli ohledně podnikání, neváhejte se na nás obrátit.