Digitalizace účetnictví – proces a výhody

Nejčastější potíže v účetnictví

Jak máte nastavené účetní procesy? My se u klientů nejvíce setkáváme s následujícími problémy:

• Chybí podklady pro účetní a není jasné, kdo, kdy a jak předal účtenky.
• Není určena hlavní osoba, která má na starosti sběr všech účetních dokumentů.
• Dokumenty musí každý zaměstnanec jednotlivě předávat účetní nebo zasílat poštou.
• Veškerá archivace dokumentů probíhá v papírové formě.
• Dokumenty je nutné skenovat, kopírovat a zakládat do šanonů.

Je Vám tento systém povědomý? Pokud ano, měli byste vědět, že existuje řešení, které promění Vaše účetnictví v bezpapírové a usnadní jednotlivé účetní procesy. Ušetříte tak náklady a především čas.

Pojem digitalizace účetnictví

Pod digitalizací účetnictví nebo online účetnictvím si představte proces, kdy se nejdříve převedou veškeré účetní doklady do elektronické podoby a následně se s nimi automatizovaně pracuje: doklady se tak rychleji schvalují, zaúčtují a také archivují pomocí zvoleného systému. Díky digitalizaci máte okamžitý přístup k výstupům účetnictví a lepší kontrolu nad procesem zpracování dokladů.

Digitalizace účetnictví ve 4 krocích

1. Shromáždění dat

Pokud se rozhodnete pro digitalizaci účetnictví, musíte nejprve nastavit jednoduchý a rychlý proces sběru a nahrávání dat. Jinými slovy je nutné shromáždit doklady na jednom místě. Pro tyto účely se nejčastěji využívá zabezpečené cloudové úložiště, které musí splňovat všechny české i evropské a normy.

Nespornou výhodou cloudového úložiště je to, že nemusíte řešit, kde se zrovna nacházíte. Doklady můžete nahrát odkudkoli, kdykoli a jakkoli. Stačí je převést do digitální podoby – vyfocením, naskenováním – a poté jednoduše nahrát přes počítač nebo zasláním e-mailu do úložiště.

2. Zpracování dokladů – vytěžení dat

Cloudové úložiště je nutné napojit na systém, kde dochází k automatické přípravě všech dokladů pro následné schválení a zpracování. Jinak řečeno jde o vytěžení obsahu přijatých dokladů. Tu zajišťuje umělá inteligence, která dokáže automaticky číst informace z faktur a dalších podkladů. Účetní tak nemusí ručně přepisovat informace ani zásadně manuálně upravovat vytěžená data.

Chybovost bývá minimální, čímž se ušetří ohromné množství času. Digitální doklady jsou ve formě strukturovaných dat následně uloženy k dalším úpravám.

3. Schválení a zaúčtování

Uložené doklady nyní můžete jednoduše upravovat, přiřazovat jim zakázky nebo platební priority. Samotný proces schvalování má pak obvykle několik úrovní, práci lze rozdělit mezi více lidí. Ve chvíli, kdy schválíte elektronický doklad, automaticky se zaúčtuje do synchronizovaného účetního systému. V ideálním případě zaúčtování proběhne tak, že pouze potvrdíte předem připravené údaje.

4. Archivace

Zaúčtované doklady jsou okamžitě uloženy k dlouhodobé archivaci. Dokumenty jsou označeny kvalifikovanými časovými razítky a podpisy pro účely auditu.

Hlavní výhody online účetnictví

Ušetřený čas spojený s ručním zadáváním dat a nižší náklady na zpracování faktur nejsou zdaleka jediné výhody. Digitalizované účetnictví Vám přináší i další benefity:

S digitalizovaným účetnictvím ušetříte

Pokud se rozhodnete pro online účetnictví, neočekávejte změnu do druhého dne. Ze zkušeností víme, že správné nastavení systémů a zavedení nových procesů zabere i několik měsíců.

Je ale jisté, že následná úspora času a nákladů za to stojí. Díky online účetnictví se eliminují chyby, které vznikají ručním přepisováním dat. Nedochází k duplikování dokumentů, faktury se nemusí přeposílat e-mailem, vše se zpracovává na jednom místě. Výsledkem jsou zjednodušené a sjednocené účetní procesy.

Neváhejte se na nás obrátit, pokud přemýšlíte o digitalizaci firemního účetnictví. Ušetříte si tak většinu manuální práce s doklady a s tím související náklady. Zároveň budete mít přehled a kontrolu nad svým účetnictvím kdykoli a odkudkoli.