Datové schránky – běžná součást podnikatelské administrativy

Problematiku datových schránek upravuje od roku 2009 Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který vešel k výše uvedenému roku v účinnost. Datová schránka je zde označena jako elektronické uložiště, které je primárně zřízeno za účelem doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči těmto orgánům a dále předávání dokumentů mezi fyzickými a právnickými osobami mezi sebou. Elektronické dokumenty doručované do datových schránek se označují jako datové zprávy a jejich podoba musí splňovat konkrétní podmínky.

Zřízení datové schránky

Pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a některé další organizace je zřízení datové schránky povinností. Mezi povinné patří:

• orgány veřejné moci
• notáři
• soudní exekutoři apod.

Nejen pro osoby, které povinně zřizují, ale na základě dobrovolného rozhodnutí a žádosti fyzických osob je datová schránka zřizována bezplatně.

Zřízení datové schránky je mj. možné přes kontaktní místa Czech POINTu. Ten Vám zároveň umožňuje také přidání pověřené osoby k obsluze schránky či změnu kontaktních údajů. V rámci svých aktivit Vám může nabídnout mnohem více služeb spojených s používáním datové schránky.

Přístup do datové schránky

Pokud se rozhodnete zřídit si datovou schránku dobrovolně či Vám její zřízení předepisuje zákon, budou Vám ke vstupu přiděleny přístupové údaje. Ty obdrží v případě fyzické osoby ten, pro koho je schránka zřizována. U právnických osob je to následně statutární orgán nebo jeho člen, popř. vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. V případě orgánu veřejné moci je oprávněn jeho vedoucí.

Do datové schránky mají po přidělení vlastních identifikačních údajů přístup také osoby, které byly fyzickými osobami pověřeny zastupováním. V případě právnických osob je to zástupce určený statutárním orgánem, popř. vedoucím organizační složky zahraniční firmy.

Pověřené osoby mohou užívat datovou schránku a přebírat datové zprávy v takovém rozsahu, jaký určí administrátor datové schránky.

Jak již bylo uvedeno výše, všechny určené osoby se do datové schránky přihlašují pomocí přístupových informací, které vydává Ministerstvo vnitra ČR. To zašle jedinečné vstupní údaje konkrétním osobám do vlastních rukou ihned po zřízení datové schránky.

Do datové schránky můžete vstupovat a obsluhovat ji přes webové rozhraní www.mojedatovaschranka.cz. Pro první přihlášení použijte přístupové údaje vygenerované Ministerstvem vnitra ČR. Pro další přihlášení je poté možno heslo upravit. Z důvodu zvýšení zabezpečení je provozovatelem rovněž doporučováno heslo v pravidelných intervalech měnit. První přihlášení by mělo proběhnout do 15 dnů od obdržení přihlašovacích údajů. Neučiníte-li tak, aktivuje se následně po této lhůtě schránka sama.

Zneplatnění přístupových údajů a znepřístupnění datové schránky

Další důležitou informací je, že v případě ztráty přístupových údajů můžete zažádat o vydání nových. Provozovatel následně odcizené nebo ztracené údaje zneplaní a majiteli zašle nové. Dalším oprávněním provozovatele je znepřístupnění datové schránky v několika zákonem definovaných případech. Těmi jsou např. žádost majitele datové schránky, jeho úmrtí, zbavení či omezení právní způsobilosti osoby, pro niž byla datová schránka zřízena.

Doručování dokumentů

Orgány veřejné moci si dokumentaci mezi sebou předávají výhradně prostřednictvím datových schránek. Stejné pravidlo platí pro doručování dokumentů od orgánů veřejné moci fyzickým či právnickým osobám, mají-li zřízenou schránku. Pokud jako fyzická či právnická osoba již máte datovou schránku zřízenou, máte kromě povinnosti přebírání datových zpráv, některý druh dat rovněž podávat. Za takovou zprávu můžeme považovat např. podání daňového přiznání správci daně. Na základě žádosti fyzické, podnikající fyzické či právnické osoby umožní provozovatel rovněž předávání dokumentů mezi těmito osobami navzájem. Tento úkon je ovšem zpoplatněn a za doručení dokumentu náleží provozovateli odměna.

Ať jste majitelem datové schránky nebo pouze pověřenou osobou, okamžikem Vašeho přihlášení a přečtení jsou zprávy, považovány za doručené. U zaslaných datových zpráv ze strany orgánů veřejné moci zpravidla také platí, že nepřihlásíte-li se do datové schránky ve lhůtě 10 dnů od doručení dokumentu, je přesto následně zpráva považována za doručenou.

Doručené zprávy jsou v datové schránce uchovávány ze zákona 90 dnů od přečtení, načež jsou definitivně smazány. Pokud chcete tuto lhůtu prodloužit, je nutné využít službu s názvem Datový trezor. Tato služba již ovšem není zdarma a je zpoplatněna dle tarifů provozovatele. Další možností uchování je ukládat si zprávy na disk Vašeho počítače nebo si zprávy tisknout.