Druhy a náležitosti účetních a daňových dokladů

Účetní vs. daňový doklad – co to je a kdy se používá?

Účetní doklad je dokument, který zaznamenává finanční transakci, jako je prodej nebo nákup. Jednoduše slouží jako důkaz toho, co evidujete v účetnictví. Příkladem účetního dokladu je faktura či pokladní doklad.

Pokud jste plátci DPH, Vaše účetní doklady se nazývají daňové doklady a tento název musíte uvést i v daném dokumentu.

Účetní a daňové doklady slouží k těmto účelům:

• vytvářejí se jako potvrzení o obchodu,
• na jejich základě se provádí zaúčtování do účetních knih,
• pomáhají Vám mít přehled o financích,
• jsou podkladem pro výpočet daní.

Druhy účetních dokladů

Příjemka / výdejka

Příjemka a výdejka jsou interní dokumenty, které slouží jako informace o zboží přijatém na sklad a vydaném ze skladu.

I když se nejedná o doklady vystavené pro zákazníky nebo dodavatele, potřebujete je pro správné vedení účetnictví a poskytují Vám přehled o vnitřním hospodaření firmy.

Pokladní doklady

Pokladní doklad je účetní dokument, který slouží k evidenci transakcí v rámci pokladny. Může jít o účtenku, paragon (psaný ručně, méně formální) nebo třeba příjmový a výdajový doklad. Jde tedy o potvrzení toho, že proběhl obchod (nákup či prodej).

Pokladní doklad se vystavuje obvykle ve dvou kopiích – jedna pro zákazníka a jedna pro prodávajícího. Na pokladním dokladu přitom musíte uvést:

• číslo dokladu,
• identifikaci plátce a příjemce platby,
• datum vyhotovení dokladu (kdy byly platba / výdej provedeny),
• účel platby,
• peněžní částku.

Dodací list

Dodací list nemusíte ze zákona povinně vystavovat, určitě Vám však usnadní evidenci materiálu, zásob či zboží v účetnictví. Dodací list slouží jako doklad o pohybu zboží na skladu – kdo jej vydal nebo naopak přijal, v jakém množství, za jakou cenu apod.

Obsah dodacího listu můžete přizpůsobit na míru své firmě. Měl by obsahovat zejména informaci o názvu položky (zásoby / zboží) a jejím množství. Ale je jen na Vás, jestli chcete u položky uvádět i cenu, nebo tuto informaci skryjete očím běžných zaměstnanců.

Protože se stále jedná o doklad, nezapomeňte určitě uvést informace jako:

• identifikace dodavatele a odběratele,
• pořadové / evidenční číslo dokladu,
• datum, kdy proběhla transakce.

Volitelně pak můžete připsat třeba jméno osoby, která transakci provedla a zodpovídá za ni, název oddělení nebo úseku, pod který transakce spadá, apod.

Faktura

Faktura je doklad, který vystavuje dodavatel svému odběrateli při prodeji s odloženou splatností – tedy když kupující nezaplatí za zboží či službu okamžitě, ale až v předem dané lhůtě. Faktury jsou dvojího typu:

• Faktury vystavené / vydané – ty vystavujete odběrateli za Vámi poskytnutá plnění (prodáváte zboží či službu) a do účetnictví vstupují jako výnos / tržba;
• Faktury přijaté – ty dostanete od svého dodavatele za poskytnutá plnění (když naopak nakupujete) a v účetnictví jsou Vaším nákladem.

Obecně faktura obsahuje:

• popis produktu či služby,
• cenu,
• údaje o kupujícím a prodávajícím,
• pokyny k zaplacení.

Po formální stránce na žádné faktuře nemá chybět:

• číslo faktury,
• datum vystavení (případně i datum uskutečnění účetního případu, pokud se liší),
• název Vaší firmy jakožto dodavatele (u OSVČ jméno a příjmení) a adresa sídla,
• Vaše IČO, eventuálně i DIČ,
• údaje o odběrateli (název, sídlo, IČO, eventuálně i DIČ),
• položky faktury,
• peněžní částka, případně cena za měrnou jednotku a údaj o množství,
• způsob úhrady a konkrétní platební údaje,
• informace, zda jste ne/plátcem DPH,
• u plátců DPH výše uplatňované sazby, cena bez DPH, základ daně a vyčíslené DPH.

Naopak razítko či podpis nejsou na faktuře povinností. Faktura s podpisem, logem nebo razítkem však vypadá důvěryhodněji, a tak ji můžete těmito náležitostmi opatřit, ačkoliv Vám to zákon nepřikazuje.

Kromě běžných faktur existují ještě speciální typy faktur:

• Proforma – neoficiální účetní doklad, který slouží jako předběžný návrh faktury nebo nabídka pro zákazníka.
• Zálohová faktura – účetní doklad, který se používá k vyžádání platby před dodáním zboží nebo poskytnutím služby. Na rozdíl od běžné faktury nemá zálohová faktura daňový charakter a neslouží tedy jako podklad pro odvod DPH.
• Dobropis – účetní doklad, který se vystavuje při opravě nebo změně původní faktury. Obvykle se jedná o snížení původně fakturované částky, například z důvodu reklamace, vrácení zboží, poskytnutí slevy nebo chyby v původní faktuře.

Druhy daňových dokladů

Daňový doklad je obecně každý účetní doklad, který vystavuje firma v režimu plátce DPH. Daňový doklad musíte vystavit vždy, když:

• obchodujete s jiným plátcem DPH,
• jako plátce DPH posíláte zboží v rámci ČR,
• Vaše firma dodává zboží do jiného státu EU,
• přijmete platbu (v tom případě vystavujete tzv. daňový doklad k přijaté platbě).

Daňových dokladů je pět typů a člení se podle svého účelu:

Zjednodušený daňový doklad

Takový doklad se běžně označuje jako paragon a můžete ho vystavit v situaci, kdy celková cena včetně DPH nepřesáhne 10 000 Kč.

Běžný daňový doklad

Běžný doklad vystavujete, když naopak cena včetně DPH překročí 10 000 Kč. Oproti zjednodušenému daňovému dokladu obsahuje navíc identifikaci kupujícího, jednotkovou cenu bez DPH, základ DPH, případné slevy a vyčíslenou DPH zaokrouhlenou na celé koruny. Nezapomeňte ani na odkaz na zákon o DPH.

Souhrnný daňový doklad

Souhrnný doklad použijete, když potřebujete jedné osobě vystavit doklad na několik samostatných zdanitelných plnění. Vytvoříte ho vždy za kalendářní měsíc (max. do 15 dnů po jeho konci), ve kterém se uskutečnilo buď první zdanitelné plnění, anebo jste přijali první platbu za uvedená dílčí plnění.

Opravný daňový doklad

Opravný doklad (možná jste se setkali i s názvy dobropis či vrubopis) vystavujete, když potřebujete jakkoliv upravit nebo zrušit už vystavenou fakturu. Dobropis obsahuje stejné informace jako běžná faktura a navíc uvedete také důvod opravy dokladu a rozdíly všech původních a opravených částek.

Daňový doklad k přijaté platbě

Pokud vydáte zálohovou fakturu a obdržíte k ní platbu od klienta, musíte mu do 15 dnů vystavit „skutečný“ daňový doklad k přijaté platbě (tím totiž zálohová faktura není). A to i tehdy, pokud zatím nechcete nebo nemůžete vystavit finální fakturu.

Nejčastější chyby při vystavování dokladů

• Chybějící nebo nesprávné údaje – např. chybějící identifikační údaje, nesprávně uvedené datum, špatně vyplněná částka, chybějící popis zboží či služby nebo nesprávně uvedený variabilní symbol.
• Nesprávné zařazení DPH – vyvarujte se uvádění nadpisu „daňový doklad“ na faktuře, pokud nejste plátce DPH (můžete tak zbytečně zmást účetní). Častou chybou je také špatně vypočtená daň.
• Nesoulad mezi dokladem a skutečnou transakcí – například vystavení faktury na jinou částku nebo jiné zboží, než které bylo skutečně dodáno nebo poskytnuto.

Archivace účetních a daňových dokladů

Faktury a jiné účetní doklady nemůžete po jejich zaplacení vyhodit nebo skartovat. Jako podnikatel máte ze zákona povinnost účetní doklady po určitou dobu uchovávat. Obvykle jde o 5 let, pravidla se však liší v závislosti na typu dokumentu.

Jaké dokumenty je třeba archivovat?

Můžu uchovávat doklady elektronicky?

Ze zákona můžete dokumenty uchovávat jak fyzicky, tak elektronicky. Elektronická archivace dokumentů je samozřejmě efektivnější a ušetří Vám čas i peníze.

Elektronicky archivované dokumenty však musí být:

• čitelné (ideálně uložené v PDF formátu)
• věrohodné (ideálně s elektronickým podpisem)
• s časovým razítkem, kterým dokážete, že nebyl dokument v minulosti upraven. Časové razítko si můžete zařídit například přes Českou poštu.

Nechte si pomoct s účetnictvím

Správné vystavování, účtování a uchovávání dokladů je základem funkčního podnikání. Pokud se nechcete zdržovat administrativou nebo Vás stojí spoustu času a peněz, využijte naší nabídky účetnictví pro firmy.

Jako naši klienti budete mít mimo jiné v ceně program na vystavování dokladů mPohoda. Kontaktujte nás prostřednictvím formuláře níže a společně najdeme řešení.

Kontaktní informace

Napište nám a my se Vám
ozveme do 24 hodin.

+420 226 224 724

info@jake-james.cz

Revoluční 736/15, Praha 1

Sledujte nás:

Jméno

Příjmení

Telefonní číslo

E-mail

Zpráva

Souhlasím se zpracováním osobních údajů

Tuto stránku chrání služba reCAPTCHA a vztahují se na ni Zásady ochrany soukromí a Smluvní podmínky společnosti Google.

Odeslat