Pravidla pro služební cesty a výše cestovních náhrad

Víte, na co má Váš zaměstnanec nárok, když ho vyšlete na služební cestu, a na co nesmíte zapomenout? Zjistěte, za jakých podmínek může zaměstnanec vyrazit na pracovní cestu a jaké výdaje se s ní pojí.

Co je pracovní cesta?

Pracovní cesta není nic jiného než legislativní označení hovorového výrazu služební cesta. Zákoník práce ji definuje jako časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo práce. Neuvádí, jak dlouhá by měla být – naopak říká, že na ni můžete zaměstnance vyslat jen po vzájemné dohodě.

Co je třeba udělat před pracovní cestou?

Koho nemůžete poslat na služební cestu?

Kdyby Vám zaměstnanci odmítli udělit souhlas s konáním pracovních cest, můžete jim dát kvůli nesplnění požadavků pro výkon sjednané práce i výpověď. Bez postihu mohou odmítnout služební cestu pouze:

1/ Zaměstnanci vyjmenovaní v zákoníku práce, kteří mohou být vysláni na pracovní cestu jen s uděleným souhlasem pro konkrétní cestu. Patří mezi ně:

• těhotné ženy a zaměstnanci pečující o děti do 8 let;
• osaměle žijící osoby pečující o dítě mladší než 15 let;
• pečovatelé, kteří se prokazatelně dlouhodobě starají o osobu závislou na pomoci jiných.

2/ Zaměstnanci, kteří předem nedali souhlas s pracovními výjezdy.

Délka pracovní cesty

Když vyšlete zaměstnance na dvoudenní služebku, nebudete mu platit za 48 hodin práce ani proplácet přesčas. Právo na přesčasový příplatek by měl pouze v případě, kdyby na služební cestě skutečně pracoval déle, než je jeho stanovená pracovní doba.

Na druhou stranu – i kdyby např. schůzkou s klientem strávil dvě hodiny z celé pracovní cesty, má nárok na náhradu mzdy jako za běžně odpracovaný celý den.

Zaměstnanci neplatíte dobu strávenou na pracovní cestě, která nespadá do rozvržené směny (např. večerní cestování, přespání v hotelu). Za tuto dobu mu náleží pouze náhrady cestovních výdajů.

Tuzemské pracovní cesty

Zaměstnanec na pracovní cestě má nárok na proplacení cestovních výloh týkajících se:

• dopravy;
• stravování;
• ubytování;
• případně dalších výdajů.

Na jejich zaplacení můžete pracovníkovi poskytnout zálohu, dát mu k dispozici firemní platební kartu nebo mu je proplatit až po skončení služební cesty.

Zatímco minimální limit stravného a výši náhrad za použití vlastního vozidla zaměstnance upravuje vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí a částky se každý rok mění, další náhrady vyplácíte podle skutečných výdajů na základě doložených dokladů. Pro poskytování cestovních náhrad v roce 2024 platí vyhláška č. 398/2023 Sb. ze dne 18. prosince 2023.

Náhrady za stravné

Výše stravného se řídí délkou pracovní cesty a počtem poskytnutých jídel.

Zatímco ve státní a příspěvkové sféře se mohou zaměstnavatelé rozhodnout pro sazby stravného ve stanoveném rozmezí, Vy jste jako podnikatelé povinni zaměstnancům podle § 163 odst. 1 zákoníku práce vyplatit nejméně částku uvedenou na dolní hranici. Stravné můžete navýšit, ale vše nad rámec zákona je zdaněno a podléhá odovodům na sociální a zdravotní pojištění.

Pozor na krácení stravného – při poskytnutí bezplatných jídel během pracovní cesty se stravné snižuje o 70, 35 nebo 25 % za každé jídlo (podle délky cesty).

Cestovní náhrady při použití soukromého vozidla

Pokud zaměstnanci používají firemní vozidlo ke služebním účelům, nemají nárok na cestovní náhrady. V případě použití vlastního vozu má zaměstnanec právo na proplacení:

1/ Spotřeby pohonných hmot (PHM), kterou stanovíte dvěma možnými způsoby:

• Skutečnými náklady – zaměstnanci proplatíte účtenky za pohonné hmoty.
• Paušálem – při vyúčtování použijete pevně stanovenou částku za kilometr, kterou MPSV pravidelně aktualizuje i několikrát v průběhu roku.

2/ Amortizace, což je příspěvek za opotřebení vozidla, který je stanoven výše uvedenou vyhláškou. V roce 2024 činí základní sazba za 1 km jízdy osobním autem 5,60 Kč.

Další výdaje

Na základě doložených účtenek nebo faktur jste povinni zaměstnancům proplatit také další vynaložené náklady např. spojené s ubytováním a cestováním hromadnou dopravou.

Ve Vaší kompetenci je však určit zaměstnancům, jak a čím se budou dopravovat nebo kde budou spát. Když si zaměstnanec vybere jiný (dražší) dopravní prostředek než Vámi schválenou variantu, případně luxusní hotel, proplatíte mu náklady pouze do předem schválené výše.

Zahraniční cesty

Pro služebky do zahraničí platí podobná pravidla jako pro tuzemské cesty. Liší se zejména ve výši stravného, které pro rok 2024 upravuje vyhláška č. 341/2023 Sb. V ní je určena základní sazba pro každý stát.

Mimo to můžete zaměstnancům poskytnout i další cestovní náhrady stanovené na základě vnitřního předpisu nebo kolektivní smlouvy jako např. kapesné, které může dosáhnout až výše 40 % denního stravného.

Nelámejte si hlavu s pracovními cestami

Nestresujte se tím, jestli správně používáte schválené formuláře nebo vyplácíte aktuální výši stravného. Zákony a další předpisy sledujeme za Vás! Soustřeďte se na řízení a rozvoj firmy a kompletní účetní agendu svěřte našemu účetnímu týmu.

Kontaktní informace

Napište nám a my se Vám
ozveme do 24 hodin.

+420 226 224 724

info@jake-james.cz

Revoluční 736/15, Praha 1

Sledujte nás:

Jméno

Příjmení

Telefonní číslo

E-mail

Zpráva

Souhlasím se zpracováním osobních údajů

Tuto stránku chrání služba reCAPTCHA a vztahují se na ni Zásady ochrany soukromí a Smluvní podmínky společnosti Google.

Odeslat