Datová schránka. K čemu slouží a proč se vyplatí ji mít?

Posíláte dopis finančáku. Nemáte obálku a nehodí se Vám otevírací doba pošty. Navíc si nejste jistí, že úřad listinu opravdu obdrží. Tyto problémy vyřeší datová schránka. V článku Vám vysvětlíme, co to datová schránka je a jaké jsou její výhody a nevýhody. Také se podíváme na sankce za nepoužívání datové schránky.

Co je to datová schránka
a kdo ji může nebo musí používat

Datová schránka je nástroj určený pro elektronickou komunikaci s úřady a subjekty veřejné správy (například s finanční úřadem nebo s úřadem práce) a s dalšími institucemi, občany či firmami. Zjednodušeně řečeno funguje jako e-mail. Prostřednictvím datové schránky mohou mezi sebou komunikovat právnické i fyzické osoby a musí ji používat všechny úřady.

Právnické osoby a podnikající fyzické osoby (OSVČ) používají datovku povinně a je jim zřizována automaticky po zapsání do obchodního/živnostenského rejstříku. Firmy přes datovku odevzdávají například přiznání k daním, hlášení nebo účetní závěrky a další dokumenty.

Ostatní fyzické osoby a právnické osoby nezapsané v obchodním rejstříku si o ni mohou zažádat dobrovolně. Fyzická osoba tak může mít datové schránky dvě – jednu z pozice nepodnikatele, druhou jako podnikatel.

Datovou schránku lze založit třemi způsoby: online, osobně na kontaktních místech CzechPOINT nebo prostřednictvím pošty. Více se dozvíte v článku o tom, jak založit datovku.

Výhody datové schránky

Zřízení datovky Vám ulehčí dorozumívání s úřady, firmami a dalšími subjekty. Můžete těžit z těchto výhod:

• Korespondenci vyřídíte kdykoli. Při zasílání dokumentů skrze datovou schránku nejste omezeni otevírací dobou úřadů nebo jiných institucí, potřebné záležitosti tak můžete vyřídit kdykoli a kdekoli. Máte jistotu, že zpráva dorazí rychle a bezpečně. To samé platí i co se týče obdržených dokumentů, během dovolené se tak nemusíte bát, že by nebylo možné Vám doručit papírový dopis.
• Snadno prokážete doručení dokumentu. Elektronické dokumenty mají stejnou právní účinnost jako papírový dopis s kulatým razítkem. Odeslanou zprávu si můžete uložit a kdykoli prokázat, co jste úřadu nebo komukoli jinému poslali, což běžný podací lístek neumožňuje.
• Ušetříte na poštovném. Zřízení i používání datovky je pro komunikaci s orgány veřejné moci zdarma. Poštovní datové zprávy (elektronická forma dopisů) soukromým subjektům, jako jsou například pojišťovny nebo firmy, stojí 5 Kč. Rozdíl oproti ceně doporučeného dopisu je tedy značný.

Nevýhody datové schránky

Žádný systém však není dokonalý, a to platí i pro datové schránky.

• Za opakovanou obnovu hesla si připlatíte. Pokud zapomenete přihlašovací údaje jednou, neplatíte nic. Každá další obnova hesla je však zpoplatněna částkou 200 Kč.
• Musíte si hlídat obsah schránky. Téměř každá písemnost, kterou obdržíte, je po 10 dnech považována za doručenou (a to i když jste se do datové schránky nepřihlásili a zprávu si nepřečetli, jde o tzv. fikci doručení). Schránku je tak nutné kontrolovat – doporučujeme si nastavit upozornění e-mailem nebo SMS.
• Komunikace mimo státní správu není zdarma. Za příjem korespondence neplatíte, odesílat zprávy však můžete pouze za zmíněný poplatek 5 Kč.
• Uložení dokumentů na delší dobu se prodraží. Všechny zprávy se po 90 dnech od doručení automaticky vymažou. Zprávu si můžete stáhnout a uložit v pdf, ale přijdete o časové razítko, které technicky potvrzuje příjem zprávy a podepisuje data ve zprávě. Pokud chcete mít toto potvrzení i později, můžete si zprávu zálohovat do počítače včetně obálky s elektronickým podpisem a časovým razítkem (tzv. autorizovaná konverze) nebo si zřídit službu Datový trezor – oba způsoby jsou však zpoplatněny.

Pokuty spojené s datovou schránkou

Všichni, kdo mají datovou schránku zřízenou zákonem, musí s úřady jednat výhradně přes ni. Pokud daný subjekt odevzdá například daňové přiznání nebo přiznání k DPH v papírové podobě, může být sankcionován. Správce daně Vás nejdříve vyzve k nápravě a v případě nevyhovění může uložit pokutu ve výši až 1 000 Kč. Chcete se takové situaci vyhnout? Přečtěte si celý článek o nejčastějších kontrolách a pokutách v podnikání.

Povinnost vyřizovat podání datovkou se však nevztahuje na ty, kdo si ji zřídili dobrovolně.

Využívejte výhod datové schránky
bez starostí s jejím vedením

Máte datovou schránku, ale nestíháte dohlížet na její obsah? Využijte naši službu správy datové schránky. Vaši schránku budeme pravidelně kontrolovat a Vy máte jistotu, že Vám nic důležitého neuteče. Datovou schránku můžeme spravovat dlouhodobě, nebo pouze dočasně, například během Vaší dovolené.